Was zeichnet ein erfolgreiches Intranet aus
Wir nennen Erfolgsfaktoren fĂĽr ein erfolgreiches Intranet und teilen unsere Erfahrungswerte
Was zeichnet ein erfolgreiches Intranet aus? – Diese scheinbar triviale Frage beschäftigte mich während meiner Einstiegszeit hier bei Namics massgeblich. Dass hinter dieser Frage viel Erfahrung und Gespür für das zu beratende Unternehmen steckt, war mir anfangs nicht bewusst. Ein Intranet ist weit mehr als das Zusammenstellen von Bausteinen an Funktionalitäten, kombiniert mit einem ansprechenden Design. Hinter einem erfolgreichen Intranet steckt ein kontinuierlich laufender Optimierungsprozess, bei welchem jeder Schritt durchdacht und von Beteiligten mehrfach hinterfragt wurde. Nach einem halben Jahr Intranet lautet mein Fazit auf die einleitende Frage, was ein erfolgreiches Intranet auszeichnet: Mehrwert beim Benutzer schaffen.
Der Mehrwert eines Intranets
Warum diese Aussage. Dazu soll der Begriff «Mehrwert» in Zusammenhang mit Intranet genauer betrachtet werden. Der Begriff besteht aus zwei Teilen: dem mehr und dem Wert. Wo liegt im Intranet das mehr und wo der Wert? Das mehr liegt nicht, wie von vielen Kunden angenommen in den Funktionalitäten; mehr Chat Möglichkeiten, mehr News oder mehr gemeinsamer Arbeitsplatz. Der Kern des angesprochenen mehr liegt im Nutzen des Intranets. Zwar tragen oben genannte Funktionalitäten zu der Nutzung des Intranets durch die Mitarbeiter bei, garantieren diese aber nicht. Grund dafür ist das Zusammenspiel mit dem Wert. Einen ähnlichen Gedankengang ist bei Friesen zu finden, welcher ein Intranet wie folgt definiert: »An internal website that helps employees get stuff done.« (Friesen 2016). Seine Definition trifft den Kern des Gedankenspiels; eine Plattform soll in einem Unternehmen dazu beitragen, dass die Mitarbeiter ihre Arbeit einfacher durchführen können.
Fokus auf den Benutzer
Funktionalitäten müssen deshalb auf die Bedürfnisse der Intranet-Benutzer abgestimmt werden. Funktionalitäten, welche vom Benutzer nicht genutzt werden, benötigen sowohl Zeit wie auch Budget, welches aufgrund des häufig vorhandenen Kostendachs einer anderen Funktionalität abgezweigt wird. Aus diesem Grund lohnt es sich in einer «Phase 0», die Bedürfnisse des Benutzers mit einer angemessenen Tiefe zu analysieren. Benutzerinterviews stellen dabei eine wichtige Informationsquelle dar. Andere gängige Methoden sind Fragebögen oder Anforderungsworkshops. Wichtig dabei ist, den Benutzer ins Zentrum der Analyse zu stellen. Dieser Wert entspricht dem benutzerzentrierten Wert des Intranets.
Der organisatorische Wert eines Intranets
Parallel dazu existiert ebenfalls ein organisatorischer Wert. Hierbei handelt es sich um Kosteneinsparungen durch die Verwendung der eingebauten Funktionalitäten. Konkret kann hierbei das Beispiel von E-Mail aufgeführt werden. Die elektronischen Nachrichten sind im Alltag sehr beliebt – auch innerhalb von Organisationen. Eine regelrechte E-Mail-Flut kann zu Unübersichtlichkeiten führen, benötigt Zeit der Bearbeitung; gleichzeitig werden Kollaborationsmöglichkeiten beschnitten und Wissenstransfers unterbunden. Dem gegenüber stehen Funktionalitäten der Open Spaces des Intranets: Foren, öffentliche Chats oder Kommentarfunktionen in Newsartikeln. Die genannten Funktionalitäten können nicht nur zur Zusammenarbeit und Inspiration genutzt werden. Auch ermöglichen sie einen aktiven Wissensaustausch. Gleichzeitig können Ergebnisse publiziert und diskutiert werden. Der organisatorische Vorteil: Zeiteinsparungen in der Kommunikation, Qualitätssicherung der Ergebnisse, sowie langfristige Wissensaufbereitung und -speicherung.
Wann ist mein Intranet erfolgreich?
Was zeichnet nun ein erfolgreiches Intranet aus? Ein Intranet kann dann als erfolgreich bezeichnet werden, wenn es seinen Benutzern einen Mehrwert bietet. Dies beutet nicht weniger, als den Intranet-Benutzer ins Zentrum zu stellen und die Funktionalitäten seinen Bedürfnissen anzupassen.
Was für eine Rolle dabei die unternehmensinterne Strategie spielt und wie diese produktiv in den Konzeptionsprozess eines Intranets integriert werden kann, werden Sie in meinem nächsten Blogartikel erfahren.
