Merkle@Home: Remote Work Infrastructure
Können 500 Menschen aus der Ferne zusammenarbeiten und wie gut? Bei wie vielen VPN-Verbindungen stürzt alles ab? Ein kleiner Einblick in unsere Infrastruktur und Tools bei Google.
1) Was ist aktuell die größte Herausforderung, um alle Merkle's reibungslos arbeitsfähig zu machen?
Achim & Dominik
Was öfter angefragt wird, ist Unterstützung bei der Installation des VPN-Clients für den Zugriff auf Merkle-interne Ressourcen. Viele Kolleg/innen hatten bisher nie Bedarf von ausserhalb auf interne Dienste zuzugreifen, weil sie üblicherweise immer im Büro arbeiten. Diese Installationen können selbst ganz einfach über eine Portalseite durchgeführt werden. Technisch haben wir mit dem VPN keine Probleme, wir sind mit der Anzahl der Verbindungen und der notwendigen Bandbreite trotz Homeoffice absolut im grünen Bereich.
Schwieriger wird es, wenn es zu Hardwareproblemen kommt. Wenn wir diese nicht remote lösen könnten, müssten wir ein Ersatzgerät bereitstellen, dass die betroffene Person dann zeitversetzt zu uns im Büro abholen müsste. Aber zum Glück sind wir davon bisher verschont geblieben.
Bei den Kolleg/innen, die ein normales Telefon als Arbeitsmittel benötigen, helfen wir dabei, auf den VoIP Client auf dem Notebook umzustellen und weisen sie in die Bedienung ein. Das ist aufgrund der anderen Bedienung auf dem Notebook am Beginn mit mehr Unterstützung verbunden. Inzwischen kommen aber alle ganz gut damit zurecht.
2) Inwiefern bestehen Abhängigkeiten zu Dienstleistern wie Internet- oder Telefonie-Providern?
Tibor
Da wir schon länger darauf achten, überall und jederzeit erreichbar zu sein, ist unsere Haupt-Infrastruktur (Serverraum) schon doppelt ans Internet angeschlossen. Hier haben wir also schon gute Vorarbeit geleistet. Und trotzdem ist bei den Diensten, welche wir selbst betreiben (z.B. Projectile, Wiki, Jira), eine Abhängigkeit zu diesen Providern da, denn diese funktionieren nur, wenn mindestens eine der beiden Leitungen läuft.
Christoph
Bei der Telefonie und unserer Kollaborationsplattform G-Suite, die wir aus der Cloud beziehen, sind wir natürlich auf die Betreiber angewiesen. Hier kommt es aufgrund der massiv gestiegenen Last weltweit, allerdings nur sehr selten, zu leichten Performance-Einbussen. Insgesamt profitieren wir aber sehr stark davon, daß diese Dienste nicht zusätzlich aus unserem eigenen Rechenzentrum kommen müssen.
Achim & Patrick
Die Qualität und der Ausbau der öffentlichen Netze stehen aktuell auf einem harten Prüfstand. Das Arbeiten im Home Office ist nur möglich, wenn das Zuhause gut an das Internet angebunden ist und die Übertragungsraten passen. Gerade in Mehrfamilienhäusern mit mehreren Parteien am Glasfaseranschluss kann es teilweise zu hohen Latenzen kommen, weil jetzt alle gleichzeitig von dort arbeiten.
3) Kristallisieren sich aktuell neue Anforderungen Softwares, Tools und Apps heraus, die im Home Office noch mehr an Bedeutung gewinnen?
Achim & Christoph
Durch die verteilte Arbeitssituation über mehrere Länder sind wir bei Merkle die Arbeit mit Online-Meeting-Tools ja schon gewohnt. Bei unseren Kunden sieht das häufig noch ganz anders aus, vor allem in konservativen Geschäftsfeldern wie der Finanzbranche. Die Mitarbeiter dort dürfen häufig nicht mit den notwendigen Tools arbeiten, so dass wir verstärkt "Klassiker" wie Webex einsetzen müssen, um in Kontakt zu bleiben. Allerdings haben alle grossen Provider die (Video-)Qualität ihrer Anwendungen leicht reduziert, um der gestiegenen Last gerecht zu werden und die Verbindungen trotzdem stabil zu halten.
Christoph
Durch die Remote-Zusammenarbeit auch in Projekt-Workshops beispielsweise sind kollaborative Whiteboard-Lösungen gerade sehr gefragt.
Eine weitere sehr spannende Sondersituation sind Remote Pitches um Kundenprojekte, bei denen alle Beteiligten sowohl bei Merkle als auch beim Kunden in ihrem Homeoffice sitzen. Hier ist die besondere Herausforderung Nähe zum Kunden aufzubauen und unsere Professionalität zu transportieren. Wir suchen derzeit nach geeigneten Tools, um auch diesen Herausforderungen gerecht zu werden. Ein Online-Meeting und Whiteboard sind hier nur der Einstieg.
Grundsätzlich gelten für Remote-Meetings diese Tipps:
- Wenn man selbst nicht spricht, immer das eigene Mikrofon stummschalten
- Webcam einschalten um das “Zusammensein” zu fördern. Auf einen passenden Hintergrund achten ;-)
- Auch in längeren Meetings aufmerksam bleiben, nicht vergessen dass die WebCAM an ist und andere Menschen einem zusehen.
4) Könnt ihr euch vorstellen, dass die momentane Situation positive Auswirkungen auf die zukünftige Arbeitsweisen hat?
Achim
Die virtuelle Arbeitsweise nimmt in allen Bereichen des Lebens an Fahrt auf. Die Oma lässt sich vom Enkel Skype erklären...
Ich könnte mir vorstellen, dass, wenn das virtuelle Zusammenarbeiten gut funktioniert, mehr aus dem Home Office gearbeitet wird und teure Büroflächen verringert werden.
Christoph
Wichtig dabei wird sein, alle Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter auf einen Nenner zu bekommen. Trotz möglicher Vorteile für den Einzelnen (kein Arbeitsweg, Flexibilität), gibt es auch soziale Vereinsamung und geminderter Teamzusammenhalt zu meistern.
Ich glaube, dass vor allem in Schulen grosse UmbrĂĽche im Einsatz von neuer Technik, weit ĂĽber Beamer, Internet und Klassen PC hinaus stattfinden werden. Davon werden wir als Unternehmen mittelfristig auch profitieren.
Auf der Marktseite stellen viele, auch grosse Unternehmen jetzt sehr schmerzhaft fest, dass sie fĂĽr die Herausforderungen des Online-Zeitalters nicht gut gerĂĽstet sind. Das ist natĂĽrlich fĂĽr uns ein grosses Potential.
5) Erhaltet ihr aktuell mehr oder weniger Anfragen als sonst?
Achim & Christian & Anette
Der Clientsupport hat zugenommen, da sich alle auf die neue Umgebung und teils auch die Arbeitsweise einstellen müssen. Auch die Intranet-Anpassungen sind mehr geworden, damit alle Infos erfasst und gestreut werden können. Die Infrastruktur für den Betrieb von Merkle an sich ist aber dieselbe und dort bleibt die tägliche Arbeit weitgehend gleich.
6) Wie sieht denn der Arbeitsplatz im Home Office von einem ITSler aus?
Christian: Da ich gleich umziehe, arbeite ich auf einer IKEA Kisten
Anette: Sieht bei mir genau gleich aus wie im Office -> Notebook, Monitor, Tastatur, Maus, Handy, Kaffeetasse, Wasserflasche.
Tibor: Holz anstatt ein USM Tisch, sonst identisch mit besserem Sound.
7) Was sind eure Tipps und Tricks fĂĽr einen produktiven Tag im Home Office?
Anette: Geregelter Tagesablauf wie sonst auch (klar, etwas flexibler, aber mit normaler Tagesstruktur)
Christoph: Auch im Homeoffice auf Datenschutz achten
Christoph: Computer sperren beim weg gehen, vor allem mit kleinen Kindern, die gern wild auf Tasten drücken, ein Headset für Meetings und natürlich ein abgeschotteter Bereich (Symbolischer Natur, damit man einen “Arbeitsplatz" hat)
Achim: Auch im Home Office auf einen ergonomischen Arbeitsplatz achten
Achim: Klare Regel mit seinen Mitbewohnern aufstellen, wann Arbeitszeit, wann Kinderbetreuung, etc.
Tibor: Nicht mit dem Lebenspartner im gleichen Raum arbeiten, um Arbeits- und Privatleben zu trennen.
Christoph: Auch im Homeoffice kein Schlabberlook, sondern Tageskleidung, um die Normalität eines Arbeitstages zu wahren
